La solution photothèque ePhoto DAM : Découvrez le témoignage de Mme PIQUART, Responsable Documentation et Photothèque de la Vallée de l’Hérault

solution photothèque ePhoto - Témoignage de la Vallée de l'hérault

Solution photothèque ePhoto DAM – Le témoignage de la Vallée de l’Hérault

Bonjour Madame Piquart, vous nous avez confié la mise en œuvre de votre projet de photothèque (digital asset management) et vous remercions une nouvelle fois de votre confiance.

Vous utilisez maintenant notre solution photothèque ePhoto au quotidien depuis une période significative (2010) et nous souhaiterions recueillir votre retour d’expérience à travers la problématique de gestion de vos actifs numériques, liée à votre activité et à votre organisation.

Dans un premier temps, pouvez-vous nous présenter, votre poste/mission ainsi que l’établissement au sein duquel vous travaillez ?

La solution photothèque ePhoto à la vallée de l'Hérault

La solution photothèque ePhoto à la vallée de l’Hérault (le témoignage de Mme Piquart)

Documentaliste à la Communauté de communes Vallée de l’Hérault, je suis chargée de la gestion de la photothèque (collecte, indexation, appui à la recherche et au besoin formation des agents à l’utilisation d’ePhoto), ainsi que de la documentation (gestion des abonnements, réalisation de panoramas de presse, veille…).

La Communauté de communes Vallée de l’Hérault se situe à une trentaine de km à l’ouest de Montpellier et comprend 28 communes, env. 34 000 habitants, et un peu plus de 200 agents, répartis sur plusieurs sites du territoire.

Quelles sont les principales raisons (ou besoins) qui avaient motivé alors la mise en œuvre d’une solution photothèque au sein de votre structure ?

Il y a eu d’abord des raisons techniques, liées à la place que prenaient tous les visuels stockés en plusieurs exemplaires par les différents services sur notre réseau informatique. Le besoin de centraliser ce fonds s’est nettement fait sentir, tout comme le fait de faire respecter le droit d’auteur et le droit à l’image.  Mais il y avait également une volonté de la part du président de la Communauté de communes Vallée de l’Hérault de mettre en place une photothèque avec des visuels de qualité de notre territoire.

Qui sont les principaux services et types d’utilisateurs  concernés par la solution photothèque ePhoto ?

Tous les agents de la collectivité, ainsi que ceux de l’Office de Tourisme Intercommunal, ont accès à ePhoto. Les utilisateurs principaux sont les services communication des deux organismes, mais aussi des chargés de mission des services environnement ou culture. Par ailleurs, notre photothèque commence à être connue par nos partenaires. Nous sommes donc régulièrement sollicités par des organismes extérieurs à qui nous fournissons des visuels.

Pour quels usages en interne ? en externe ?

L’accès à la solution photothèque ePhoto est réservé aux agents de nos deux organismes. Cependant, j’effectue des recherches pour nos partenaires (voir ci-dessus)

Quels bénéfices retirez-vous de l’utilisation au quotidien d’ePhoto ?

Le fait d’avoir centralisé tous les visuels dans un seul logiciel facilite grandement la recherche. La mutualisation des fonds iconographiques de la Communauté de communes Vallée de l’Hérault et de l’Office de Tourisme Intercommunal est enrichissante pour nos structures. Les fonctions création et partage des albums sont de plus en plus utilisées et appréciées par les utilisateurs. L’existence de la photothèque favorise aussi la contribution des agents à l’enrichissement de la base.

Quels ont été les éléments décisifs pour sélectionner la solution photothèque ePhoto ?

Ses fonctionnalités correspondaient à nos besoins, son prix compétitif a fait pencher la balance.

Si vous deviez retenir 3 fonctionnalités …

  • facilité d’indexation
  • la recherche par mots clés et partage des résultats (albums)
  • la gestion des collections, afin de pouvoir « choisir » les utilisateurs

Quelles sont les fonctionnalités que vous souhaiteriez voir apparaître dans les prochaines versions d’ePhoto ?

  • amélioration de la fonction Statistiques pour avoir une meilleure vision de l’utilisation, notamment par rapport à la consultation des albums.
  • pouvoir créer des diaporamas à partir des sélections en y incluant des commentaires et en définissant l’ordre de passage des visuels
  • avoir la possibilité d’alléger les planches contact

Enfin, quels sont vos futurs enjeux vis-à-vis de la gestion de vos médias au sein de votre structure ? (Déploiement à d’autres services ? partenaires externes ? Accès au grand public ? …)

Nous avons entamé une réflexion sur l’ouverture de notre solution photothèque à l’extérieur : mairies du territoire, mais aussi grand public. Cela pourrait faire partie des services mutualisés avec des communes intéressées, une interactivité avec le futur site internet de l’intercommunalité est également à l’étude.

Madame Piquart, nous vous remercions pour votre témoignage.