1 an après son installation, Haulotte Group nous parle de la gestion de sa photothèque numérique avec ePhoto

La solution photothèque numérique ePhoto DAM Ready chez le Groupe HAULOTTE

La solution photothèque numérique ePhoto DAM Ready chez le Groupe HAULOTTE

Plus d’un an après l’acquisition d’ePhoto par Haulotte Group, Jean-Baptiste Thomas, Chargé de la Communication Multimédia et Webmanager a accepté de répondre à nos questions concernant ePhoto et son adoption par l’entreprise. Nous abordons dans cet interview le choix d’ePhoto, l’état actuel de la base, mais aussi le workflow mis en place ainsi que l’avenir de la photothèque numérique.

M. Thomas, quel était le besoin initial d’Haulotte Group en terme de gestion d’images?

Jean Baptiste Thomas

Haulotte Group est une entreprise française, numéro 3 mondial du matériel d’élévation de personnes et de charges (nacelles élévatrices, chariots).   Nous avons 6 unités de productions et 20 filiales à travers le monde pour 1600 employés. Nous avions besoin d’une plateforme online qui nous permettait de partager facilement nos fichiers multimédias en interne entre nos filiales et également en externe pour les distributeurs, journalistes, prestataires, etc. Il fallait que tout soit gérable à partir d’un simple navigateur internet afin d’être utilisable par notre personnel sur le terrain ou toute personne extérieure. Enfin, le but était d’éviter que chacun héberge les médias sur son poste et ainsi d’économiser une quantité importante de ressources mémoire sur nos serveurs.

Pourquoi avoir choisi ePhoto?

Pour pérenniser l’utilisation de cette plateforme multimédia, nous avions besoin d’un instrument ergonomique, fonctionnel  et multilingue. Après démonstration, ePhoto répondait parfaitement à nos exigences. L’outil est en effet très simple à utiliser, les fonctionnalités sont nombreuses tout comme les possibilités de paramétrage.

Qui sont les producteurs d’images pour Haulotte Group?

Depuis peu, des séances photos et vidéos sont faites par des professionnels pour la promotion de nos nouveaux produits. Mais les filiales partagent aussi des documents multimédia qui peuvent être très utiles, notamment lors de salons ou autres événements qui se passent localement. Grâce à ePhoto tout le monde peut être contributeur de la base de données au profit de l’entreprise.

Combien de médias sont actuellement disponible sur ePhoto?

Environ 4000 dont une centaine de vidéos. Pour l’instant, nous n’avons pas mis les photos de pièces détachées (ce qui représenterait des dizaines de milliers de photos) mais c’est une possibilité à terme.

Qui réalise l’indexation des médias au sein de votre entreprise?

Cinq personnes sont chargées de l’indexation, dans les services communication et marketing. C’est un choix de restreindre ce nombre pour garder une base propre. Si les médias sont mal indexés, ePhoto devient inutilisable. En cas de doute sur certaines machines, ce sont les chefs de produits qui se chargent de valider ou non les tags.

Quelle est la destination finale des médias gérés par ePhoto?

Pour être au plus proche des clients, les filiales acquièrent de plus en plus d’indépendance pour produire leurs propres outils de communication. Elles sont donc demandeuses de médias pour mener à bien leurs missions. Au-delà de ça, à chaque niveau de l’entreprise on a besoin de visuels, au moins pour les présentations. Nous avons le projet d’utiliser les possibilités d’ePhoto pour partager nos photos directement sur nos sites Internet, et ainsi centraliser nos ressources graphiques.

Pouvez-vous nous décrire l’accompagnement documentaire dont vous avez bénéficié?

L’équipe d’Einden Studio a été présente au départ du projet pour organiser et structurer au mieux nos médias dans la mise en place d’ePhoto. A cet effet une documentaliste est venue dans l’entreprise pour interroger un panel d’employés afin de connaitre les besoins spécifiques de notre société. La réflexion initiale sur l’indexation des données est cruciale pour viabiliser l’outil. Cependant, rien n’est figé et il est possible de modifier/implémenter la structure à postériori.

En cas de besoin, Einden a toujours fait preuve de grande réactivité et de courtoisie, que ce soit pour l’assistance technique ou la résolution de bugs.  Les mises à jour sont fréquentes.

Comment diffusez-vous vos médias via ePhoto à l’heure actuelle?

Nous avons mis en place plusieurs niveaux d’autorisations en fonction des besoins. Pour les personnes extérieures (journalistes, prestataires), nous préférons partager des collections contenant une sélection de médias.

Quel est l’avenir de votre logiciel de photothèque ePhoto?

A terme, nous souhaitons intégrer ePhoto à notre intranet via le module optionnel SharePoint, pour que la plateforme multimédia soit utilisée de manière naturelle par la totalité des employés Haulotte. Le but final est de centraliser nos ressources graphiques et de gagner du temps et de l’efficacité au quotidien.