La solution EPHOTO DAM retenue pour la gestion de la médiathèque du Grand Est

La dernière réforme territoriale a entraîné la fusion d’un grand nombre de Régions françaises passant de 22 à 13. Conséquemment, les projets de médiathèque des nouvelles entités s’organisent autour de la centralisation des médias existants. Leur objectif est double, une large diffusion et le respect sans faille du droit à et de l’image.

Établir un langage documentaire commun

Dans le cas du Grand Est, la reprise des 3 anciens fonds régionaux a été opérée dans un premier temps après l’établissement d’un langage documentaire. Ce dernier a repris les spécificités de chacune des anciennes entités pour au final définir un langage commun et contrôlé.

La gestion des droits et des accès à la médiathèque

Une fois les fonds intégrés, une gestion précise des droits a été définie pour une diffusion et des partages maîtrisés des médias. Pour cela, la solution EPHOTO DAM intègre les outils adéquates pour notamment reprendre certaines conditions d’utilisations particulières. Elle permet également de gérer les accès et des droits de téléchargement différenciés. La programmation de dates de retrait ou d’expiration des droits avec des alertes aux personnes concernées évite toute utilisation frauduleuse des médias. Il est aussi possible d’ajouter en pièce jointe d’une image, une autorisation de diffusion PDF.

L’optimisation de la gestion des commandes

Afin de contrôler les sorties et le téléchargement d’images, la Région Grand Est a souhaité que chaque document ayant des droits particuliers fasse l’objet d’une demande validée par les gestionnaires. Depuis l’interface d’EPHOTO DAM, le gestionnaire peut désormais valider tout ou partie de la commande, choisir la durée de validité du téléchargement mis à disposition ou encore choisir la définition des fichiers commandés. Il peut également annoter, par lot ou par fichier, la commande afin d’avertir l’utilisateur sur un usage particulier. Enfin, un bordereau PDF est édité, reprenant toutes les informations relatives à cette commande. ce dernier pourra faire foi lors d’un éventuel litige ou mauvaise utilisation des médias.

Un portail de diffusion personnalisé aux couleurs de la Région Grand Est

La reprise de données, le langage documentaire et la gestion des droits effectués, la diffusion des médias a pu être réalisée dans les meilleures conditions à travers un Front-end intuitif, ergonomique, respectant la charte graphique de la Région. Désormais rassemblés autour d’une image commune et utilisateurs d’un même outil, les acteurs de la médiathèque mettent aujourd’hui facilement en avant les atouts et les activités de leur territoire.

Retrouvez l’ensemble du projet médiathèque dans le Cas client de La région Grand Est