Le logiciel de médiathèque EPHOTO DAM retenu par la Région Grand Est

La dernière réforme territoriale a entraîné la fusion d’un grand nombre de Régions françaises passant de 22 à 13. Conséquemment, les projets de gestion de médiathèque des nouvelles entités s’organisent autour de la centralisation des médias existants. Leur objectif est double : une large diffusion et le respect sans faille du droit à et de l’image.

EPHOTODAM pour la gestion des médias numériques du Grand Est
Le logiciel de médiathèque EPHOTO DAM de la Région Grand Est

Établir un langage documentaire commun

Dans le cas du Grand Est, la reprise des 3 anciens fonds régionaux a été opérée après l’établissement d’un langage documentaire. Ce dernier reprend les spécificités de chacune des anciennes entités pour au final définir un langage commun et contrôlé.

La gestion des droits et des accès à la médiathèque

Une fois les fonds médias intégrés, une gestion précise des droits a été définie pour une diffusion et des partages maîtrisés. Pour cela, le logiciel de médiathèque EPHOTO DAM intègre les outils adéquates pour reprendre certaines conditions d’utilisations particulières. Il permet également de gérer les accès et des droits de téléchargement différenciés. La programmation de dates de retrait ou d’expiration des droits avec des alertes aux personnes concernées évite toute utilisation frauduleuse des médias. Il est aussi possible d’ajouter en pièce jointe d’une image, une autorisation de diffusion PDF.

L’optimisation de la gestion des commandes

Afin de contrôler les sorties et le téléchargement d’images, la Région Grand Est a souhaité que chaque document ayant des droits particuliers fasse l’objet d’une demande validée par les gestionnaires. Depuis l’interface d’EPHOTO DAM, le gestionnaire valide désormais tout ou partie de la commande, définit la durée de validité du téléchargement mis à disposition ou encore choisit la définition des fichiers commandés. Il annote également, par lot ou par fichier, la commande afin d’avertir l’utilisateur sur un usage particulier. Enfin, un bordereau PDF est édité, reprenant toutes les informations relatives à cette commande. ce dernier pourra faire foi lors d’un éventuel litige ou mauvaise utilisation des médias.

Un portail de diffusion personnalisé aux couleurs de la Région Grand Est

La reprise de données, le langage documentaire et la gestion des droits effectués, la diffusion des médias a pu être réalisée dans les meilleures conditions à travers un Front-end intuitif, ergonomique, respectant la charte graphique de la Région. Désormais rassemblés autour d’une image commune et utilisateurs d’un même outil, les acteurs de la médiathèque mettent aujourd’hui facilement en avant les atouts et les activités de leur territoire.

Retrouvez l’ensemble du projet médiathèque dans le Cas client de La région Grand Est