AVEZ-VOUS BESOIN D’UN DAM ?

Si cela fait un moment déjà que vous jonglez avec une base de données maison, une Ged et des outils gratuits en ligne (comme Google Photos, Flickr, Dropbox, etc.) pour organiser, conserver et partager vos ressources multimédias, et que vous ne vous y retrouvez plus, c’est qu’il est peut-être temps de passer à une plateforme dédiée, qu’il s’agisse d’un DAM pur ou d’un ECM.

Le DAM (Digital Asset Management) permet, en effet, de gérer au même endroit le cycle de vie des ressources multimédias (photos, vidéos, créations, etc.), de leur création jusqu’à leur diffusion, en passant par leur stockage. Ce type de plateforme possède de nombreux avantages et permet une harmonisation de la communication, une revalorisation des contenus créés et l’automatisation de tâches récurrentes.

LES 12 SIGNES QUI MONTRENT QUE VOUS DEVEZ ABSOLUMENT PASSER AU DAM :

1/ si vous passez votre temps à échanger des mails avec vos collaborateurs ou des partenaires externes pour échanger des visuels qui pèsent de plus en plus lourds (et qui parfois, d’ailleurs, ne passent même pas dans les tuyaux de votre messagerie).

2/ si vous êtes devenu un utilisateur fréquent de WeTransfer, Dropbox, Box et autres solutions de partage de fichiers et que vous êtes à deux doigts de souscrire aux versions payantes de ces outils.

3/ si vous ressources numériques (qu’il s’agisse de photos, de vidéos, d’infographies, de productions écrites, etc.) sont produites par des équipes différentes de celles qui sont en charge de leur diffusion.

4/ si faute de solution adéquate, vous utilisez encore des clés USB ou des cartes mémoire pour partager des photos, des vidéos ou des fichiers lourds avec d’autres équipes ou services.

5/ si le processus de création et de validation des ressources est encore manuel, avec des échanges par messagerie instantanée, par mail ou des appels téléphoniques pour indiquer à que le fichier est validé et que la campagne peut être diffusée. Sachez que le DAM est capable de simplifier radicalement ces échanges grâce à ses fonctionnalités de workflows. Chaque utilisateur est alors automatiquement notifié quand il doit intervenir dans le processus, et peut effectuer sa tâche directement dans le DAM. La mise sur le circuit de votre contenu est alors accélérée, l’information circule mieux et de nombreuses tâches manuelles redondantes sont automatisées.

6/ si vos serveurs et autres NAS sont en train d’exploser face à la hausse vertigineuse du volume et du poids des médias stockés.

7/ si vous perdez un temps précieux à rechercher des visuels ou des fichiers pour pouvoir les réutiliser, et que vous ne parvenez jamais à retrouver la bonne version.

8/ si vous ne savez jamais vraiment quels droits sont associés aux visuels que vous avez en banque. Avez-vous l’autorisation de les utiliser ? Avec quelles mentions ? Dans quelles conditions ? Avec quelles restrictions ? Si vous n’avez pas de réponses à ces questions, c’est qu’il est temps de passer au DAM.

9/ si on vous a déjà fait la remarque que le visuel ou le logo utilisé dans une campagne récente n’était plus d’actualité.

10/ si vous avez dans votre fonds des visuels qui datent de plusieurs années et que vous continuez à les utiliser de manière générique pour illustrer certaines campagnes ou certaines créations. Le DAM permettrait d’harmoniser et d’homogénéiser la communication, avec par exemple, la possibilité de basculer automatiquement en “archives” les visuels datant de plus de 2 ans ou 3 ans. Ce qui permet d’éviter d’intégrer dans des publications un logo qui n’a plus cours ou une identité de marque qui a changé.

11/ si votre communication est silotée par canal de diffusion (display, réseaux sociaux, print, marketing direct, etc.), par gamme de produits ou par région géographique. Les médias sont donc créés indépendamment d’une équipe à l’autre, et chacune part alors de zéro. Le DAM permettrait à chaque équipe de réutiliser les médias créés par les autres et de les adapter à son contexte. Les équipes pourront ainsi économiser du temps de production et harmoniser leurs actifs pour refléter une image de marque parfaitement cohérente.

12/ si vous diffusez régulièrement des quantités importantes de médias et si vous possédez plusieurs outils de diffusion (un adserver, un CMS, un outil d’emailing, etc.) qu’il faut alimenter manuellement. Là encore, le DAM peut être d’une aide précieuse. Il peut, en effet, se connecter par API aux outils de diffusion et leur envoyer automatiquement les médias dès qu’ils ont été validés, ou à une date déterminée. Sans compter que le DAM peut s’interfacer avec d’autres outils que vous utilisez et servir uniquement de “médiathèque” centralisée et partagée. Ce qui permet d’éviter de passer sans arrêt d’un outil à l’autre.

Avec le DAM, l’idée n’est pas d’ajouter une nouvelle brique technologique à votre SI et de le complexifier, mais de modifier la façon dont vous produisez, partagez et diffusez les médias, et tout type de contenus d’ailleurs. Aussi, si plus d’une de ces situations vous parlent, c’est qu’il est temps de passer au DAM.

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