ePhotoimaginé pour les professionnels

Asnières-sur-Seine adopte ePhoto pour l’organisation de son fonds iconographique

La gestion du fonds documentaire existant

La période de transition lors de la mise en place d’une solution de gestion documentaire peut parfois paraître complexe. En effet, de nombreuses questions se posent quant à la gestion du fonds déjà existant, son intégration à la solution ou encore son indexation.

Einden, éditeur de la solution de DAM ePhoto, propose une intégration des données en plusieurs étapes : récupération des données, dédoublonnage du fonds, intégration des médias à ePhoto, indexation des médias grâce aux métadonnées récupérées. Ce process garantit une mise à disposition rapide des médias tout en préservant la qualité d’indexation des médias existants.

Dans le cas de la mairie d’Asnières-sur-Seine, le fonds était déjà indexé sous Lightroom. Cette indexation a donc été reprise depuis ce logiciel afin de ne pas perdre le travail réalisé sur ces milliers de médias.

Le langage documentaire, pérennité et évolution du fonds

Asnières-sur-Seine a fait le choix de confier la création du langage documentaire de sa médiathèque numérique aux iconographes d’Einden.

Le langage documentaire est constitué d’une arborescence de mots-clés, de collections servant à définir les accès des utilisateurs et d’une fiche descriptive des médias.

La création de ce langage se fait en collaboration avec les producteurs et utilisateurs du fonds documentaire, grâce à un audit et de nombreux échanges.

Ce langage a pour but de permettre la description complète du fonds existant et à venir et la pérennité de la photothèque numérique. Il est la garantie d’une indexation complète et qui correspond autant au besoin de description des producteurs qu’aux besoins de recherche des utilisateurs.

A propos de la mairie d’Asnières-sur-Seine :

Asnières-sur-Seine est une commune des Hauts-de-Seine en région Île-de-France. Elle comptait en 2012 plus de 83 000 habitants.

ePhoto, solution de gestion des médias de la mairie de Cernay

Séduite par son intuitivité et sa puissance, la mairie de Cernay, utilise désormais le logiciel de photothèque ePhoto pour la gestion documentaire de ses médias.

Valoriser les médias pour une meilleure communication

L’activité des collectivités territoriales est génératrice de nombreux médias. Autant lors des divers évènements qui jalonnent la vie de celle-ci que dans l’exercice de ses compétences.

Le numérique aidant, la quantité de médias produits est de plus en plus importante et une gestion ordonnée et sécurisée de ceux-ci devient alors nécessaire. La solution de médiathèque numérique ePhoto répond à ces besoins par une gestion documentaire avancée tout en restant intuitive.

Avec ses nombreux connecteurs aux suites Office et Adobe, les médias sont alors facilement recherchables et utilisables par la mairie de Cernay dans un processus de communication quotidien.

Le conseil et l’accompagnement ePhoto

Les différents échanges en amont de la mise en place d’ePhoto entre la mairie de Cernay et les équipes ePhoto, ont permis à nos iconographes de comprendre précisément le besoin de ses différents services (Informatique, Communication, Cabinet du maire).

Ils ont ainsi pu l’accompagner, notamment en fournissant un langage documentaire facilement adaptable par la mairie, au gré des besoins.

A propos de Cernay :

Située sur la Thur et bordée à l’ouest par le massif Vosgien, Cernay est une commune du Haut-Rhin de plus de 11 000 habitants.

ePhoto sélectionné par le journal de Minhang

Après plusieurs titres de presse ayant adopté ePhoto en France, la solution de médiathèque numérique innovante s’exporte en Chine !

ePhoto au service de la presse

En effet, le journal officiel quotidien du quartier Minhang – 2 millions d’habitants –  (1 des 19 quartiers de Shanghaï) a choisi ePhoto pour la gestion documentaire de ses médias.

25 photographes et reporters travaillent désormais quotidiennement avec ePhoto pour déposer, indexer et mettre à disposition leurs images.

Un besoin de gestion professionnelle des médias

Avec l’installation d’ePhoto, un responsable documentaliste a été nommé pour la gestion de la photothèque du journal. Il assure la gestion des droits et de l’administration de la photothèque pour tous ses utilisateurs.

Pour une exploitation maximale de l’ensemble du patrimoine multimédia, une reprise de données de 700 000 médias a été planifiée au 1er semestre 2015.

A propos de Minhang :
Le quartier de Minhang est un quartier de Shangaï de 2 millions d’habitants. C’est un des 19 quartiers de la ville pour une population totale de plus de 23 millions d’habitants.

ePhoto rejoint l’EDHEC Business School

Ayant un besoin de structuration et de maitrise du partage de son fonds documentaire, l’EDHEC s’est tourné vers la solution de médiathèque numérique ePhoto pour la gestion de ses médias.

Une dimension internationale

L’EDHEC s’étend sur plusieurs campus à travers la France et le monde, la problématique de la centralisation de différents fonds ainsi que leur diffusion posaient question.

Familier avec cet enjeu, travaillant avec des sociétés internationales de tous secteurs, la solution de médiathèque numérique full web ePhoto assure désormais la centralisation des fonds documentaires par un outil web commun.

Un accès individualisé et sécurisé

Chacun peut y accéder partout dans le monde selon ses droits et effecteur des recherches de manière autonome.

Le partage et l’utilisation des médias, notamment via les plugins de la suite Office et Adobe, sont également assurés par ePhoto, qui contrôle non seulement les droits mais génère également historiques et statistiques quant à la diffusion des médias.

A propos de l’EDHEC :
L’École Des Hautes Etudes Commerciales (EDHEC) est une grande école française de commerce et de gestion, créée en 1906 et basée à Lille. Le Groupe EDHEC propose des formations initiales et continues sur ses campus de Lille, NiceParisLondres et Singapour.

Nos meilleurs voeux pour 2015

ePhoto embarque avec Poralu Marine

Le choix du mode « hébergé »

Poralu Marine a choisi la solution ePhoto pour la gestion de son fonds multimédia. L’hébergement du fonds de médias et de la solution a été confié à Einden Studio, qui gère pour Poralu Marine l’administration des serveurs. Avec une gestion des droits fine et une accessibilité dans le monde entier, le fonds documentaire de Poralu Marine est désormais accessible par tous leurs collaborateurs et partenaires.

La garantie d’une mise en place efficace : le langage documentaire

Pour s’assurer de bien démarrer dans la mise en place de sa médiathèque numérique, Poralu Marine a fait confiance aux iconographes d’Einden Studio pour la création de son langage documentaire. Fondation essentielle à une base simple d’utilisation et pérenne, le langage documentaire s’attache à décrire les médias du fonds documentaire tout en refletant l’activité de Poralu Marine.

 A propos de Poralu Marine :

Créée en 1982, PORALU MARINE est un équipementier de systèmes pour les ports de plaisance qui s’attache chaque jour à développer des solutions et des équipements de plaisance uniques, en phase avec les exigences économiques, sociales et environnementales de ses clients. 8 000 références sur les cinq continents ont hissé PORALU MARINE au rang des toutes premières entreprises internationales dans le domaine des pontons et des équipements portuaires haut de gamme.

Le CRT Aquitaine confie la gestion et l’hébergement de son patrimoine multimédia à ePhoto

La gestion du fonds par ePhoto

La reprise de données réalisée par Einden Studio a permis de rassembler au sein d’une base unique l’ensemble du patrimoine audiovisuel et facilite aujourd’hui son accès, non seulement aux différents salariés mais aussi aux partenaires extérieurs du CRT Aquitaine. L’hébergement de ce fonds est assuré par Einden Studio, garantie d’une sécurité du plus haut niveau ainsi que d’un confort d’utilisation pour le CRT, qui n’a pas à gérer les problématiques d’administration serveur.

L’identification des rôles et l’attribution des droits associés à chacun des utilisateurs d’ePhoto ont permis aux responsables de la médiathèque de définir un workflow adapté au fonctionnement actuel (et futur) du CRT. Ce dernier dispose désormais d’une gestion approfondie et sécurisée de ses médias. Ceux-ci sont déposés, indexés et diffusés selon les droits qui y sont attachés.

La diffusion des médias par le Front Office

Le Front Office du CRT Aquitaine est l’outil premier de valorisation de ce patrimoine iconographique.

Véritable vitrine, ce site est la partie visible du fonds documentaire pour un public large et qualifié, à travers un accès contrôlé. Le site web médiathèque est développé à l’image du CRT Aquitaine et permet à ses utilisateurs d’être autonome dans la recherche des médias dont ils ont besoin pour venir illustrer leurs articles et brochures.

Avec ePhoto, le Comité Régional de Tourisme d’Aquitaine otpimise ainsi sa gestion des médias, tant dans leur classement que dans leur diffusion.

A propos du Comité Régional de Tourisme d’Aquitaine :

Le Comité Régional de Tourisme d’Aquitaine est une marque porteuse des valeurs et de la richesse touristique de la région. Il a pour mission la promotion touristique de la région, en France et à l’étranger, l’observation touristique (études, tendances, prospective), la participation à la stratégie de développement touristique régionale.

Drupal et ePhoto maintenant connectés !

Le module ePhoto pour Drupal

Grâce au nouveau module ePhoto pour Drupal 7, intégrez les médias de votre médiathèque directement dans le contenu du CMS Drupal.

Supportant le module CKEditor et les extensions de WYSIWYG (TinyMCE et CKEditor), le module ePhoto apparait directement dans votre liste de modules Drupal.

Le module disposant de nombreuses options, il est notamment possible de choisir la taille des médias qui seront ajoutés à votre texte.

Tout type de média est intégrable à votre site en conservant l’hébergement de ceux-ci sur ePhoto.

Grâce au module ePhoto pour Drupal, intégrez simplement votre médiathèque numérique à votre Système d’Information tout en simplifiant les process d’édition de contenu web.

La nouvelle version 3.6 d’ePhoto est arrivée ! Innovations et exclusivités au programme !

Le plugin Indesign, une exclusivité ePhoto !

Dans une idée d’intégration toujours plus avancée dans votre Système d’Information existant et notamment parmi vos logiciels métiers, le plugin Indesign donne accès à ePhoto directement depuis l’interface de votre logiciel.

Depuis votre logiciel Adobe InDesign, PC ou Mac, ajoutez des médias à votre création en allant rechercher ceux-ci sur votre ePhoto, sans sortir de votre logiciel. Une fois votre création achevée, déposez-la sur ePhoto directement via InDesign.

La philosophie des plugins ePhoto est une fois de plus au rendez-vous : ce n’est pas vous qui devez aller vers ePhoto, c’est ePhoto qui vient à vous dans vos logiciels de création habituels.

Le module Fichiers Liés, la plus-value documentaire

Le module Fichiers Liés d’ePhoto, c’est la possibilité d’associer des médias entre eux indépendamment de leur indexation. Le lien ainsi créé est un nouvel élément de classification et d’organisation des médias.

Par exemple, un PDF peut être lié à toutes les images qu’il contient et qui sont aussi présentes dans la base ePhoto.

Fichiers Liés
Ce PDF est lié à 4 fichiers visibles en haut à gauche

Organisé sous forme de médias « parents » et de médias « enfants », le module Fichiers Liés apporte une plus-value à l’organisation des résultats d’une recherche et une vision des interdépendances entre médias.

Fichiers Liés
Le module Fichiers Liés

Le Zoom ePhoto : l’innovation au service de l’image

ePhoto intégrait déjà la possibilité de zoomer dans un document bureautique afin de le consulter et de le lire directement depuis ePhoto.

Désormais, le zoom est également disponible sur les images, cœur de métier d’ePhoto.

Innovant, le zoom ePhoto n’est pas un simple grossissement des pixels, mais une véritable immersion dans votre visuel. Il rend compte de la qualité native de l’image rendant chacun de ses détails accessibles et lisibles directement depuis votre navigateur.

Affichage normal dans ePhoto
Zoom
Zoom sur le bas de l’image

Le groupe Soparind Bongrain et sa photothèque aux multiples saveurs

Le groupe Soparind Bongrain a choisi de refondre sa photothèque avec le logiciel ePhoto. Parmi les différentes solutions consultées, ePhoto s’est révélée la plus adaptée face au besoin de mutualiser un très grand nombre de médias dans un même outil et de les mettre facilement à disposition des nombreux collaborateurs. Sylvie Albaret, responsable de la photothèque du Groupe Soparind Bongrain, nous parle de son expérience ePhoto.

Groupe soparind bongrain

Une solution adaptée aux besoins du Groupe

Depuis plus de 50 ans, le fonds médias s’est enrichi pour constituer aujourd’hui un patrimoine audiovisuel (photos, vidéos, documents PDF) d’environ 35 000 médias. Depuis une dizaine d’années, ce fonds était géré dans une banque audiovisuelle qui, au fil du temps, à montré ses limites dans sa capacité à gérer un nombre  conséquent et de plus en plus diversifié de médias et d’utilisateurs.
C’est dans ce contexte que la solution ePhoto s’est imposée grâce notamment à sa richesse fonctionnelle de son logiciel et de ses services associés. La reprise du fonds existant, la réalisation d’un site appelé « Médiathèque Groupe » ainsi que l’accompagnement tout au long de la mise en place de la photothèque ont abouti à un outil ouvert aux 20 000 collaborateurs du Groupe dans le monde entier.
La reprise des médias existants a permis de récupérer en grande partie l’indexation des médias renseignés dans l’ancienne base (environnement Lotus Notes) grâce à un export sous forme de tableur. Ces données ont été intégrées dans des champs dédiés dans ePhoto pour conserver le travail déjà réalisé.

Un site photothèque dédié à la consultation

Avec l’objectif de mettre à disposition le fonds audiovisuel de manière simple et conviviale à tous ses collaborateurs et partenaires externes (agences de publicité et de communication), un site photothèque aux couleurs du Groupe a été réalisé. Au programme : recherche des médias en deux langues (français et anglais) par moteur de recherche, mots clés et recherche avancée, commande des médias aux responsables.

Sylvie Albaret, Chargée du Multimédia du Groupe Soparind Bongrain nous parle de la photothèque du groupe, gérée avec ePhoto :

« Le choix d’ePhoto a été évident suite à la visite du site ephoto.fr. Nous avons organisé un appel d’offres sur 7 ou 8 prestataires. Mais déjà, ePhoto était dans notre top 3. Le besoin était de pallier à une éventuelle rupture de notre Banque Audiovisuelle sur Lotus Notes, qui regroupe tout le patrimoine du Groupe. » Lire la suite…